Una guida per prendere decisioni migliori insieme

Imparare a prendere decisioni insieme è un elemento cruciale per l’esistenza di un gruppo e per poter realizzare qualcosa insieme. È importante per il vostro gruppo imparare a prendere insieme la decisione di cambiare rotta prima di ritrovarsi tra le mani una nave che affonda.

Un sistema decisionale collettivo ha molti vantaggi. Se i membri del gruppo sono coinvolti ci saranno meno confilitti. Se quelli che devono eseguire il lavoro conseguente alle decisioni prese sono coinvolti nella decisione, lavoreranno con più impegno e entusiasmo, e resteranno nel gruppo più a lungo. Lo spirito di squadra è costruito grazie al problem-solving collaborativo e ascoltando i pareri di tutti.

Un buon esempio di un sistema decisionale collettivo è il budget participativo che spesso porta a delle decisioni di spesa meno conflittuali e più condivise, un risultato non indifferente. I residenti, aiutati dai funzionari pubblici, creano proposte tramite un processo collaborativo e presentano i loro progetti. Ognuno (incluso giovani e immigrati) vota i propri progetti favoriti, magari usando un sistema a voto cumulativo (ogni votante ha un numero limitato di ‘voti’ da distribuire sulle differenti proposte).

Un sistema decisionale collettivo non è come si vota ma è il processo di ascoltare e prendere in conto tutti i pareri. Questo processo spesso prevede:

• Una discussione “facilitata” dell’istanza o del problema
• Un brainstorming sulle soluzioni proposte
• Una fase di raffinamento delle soluzioni proposte
• Identificare i dubbi sulle proposte fatte e verificare se c’è un primo accordo
• Modificare e emendare le proposte facendo compromessi
• Votare per verificare se la proposta è accettata o se necessita un’altra revisione
• Realizzare la proposta e verificarne se il risultato è confacente alle attese

Ci sono tre ingredienti principali in un sistema decisionale collettivo:

1. Il saper dar fiducia all’intelligenza del gruppo e avere come priorità il benessere del gruppo piuttosto che difendere strenuamente le proprie convinzioni personali.
2. Scegliere un processo adatto e condiviso dal gruppo e allenarsi alla facilitazione del processo.
3. Un ambiente accogliente e confortevole, tale che gli individui possano condividere liberamente le loro idee, pensieri, emozioni ed esperienze. I partecipanti dovrebbero sentire che tutte le contribuzioni sono prese in considerazione alla stessa maniera, anche se non fanno parte della soluzione finale. In fondo all’articolo troverete una lista di risorse con consigli per incoraggiare una partecipazione piena, giusta e sicura.

Il gruppo conta

Un gruppo dovrebbe avere un terreno comune (valori, ideali, obiettivi) che unisca durante le fasi conflittuali. Un terreno comune serve da riferimento per decidere se la scelta fatta sia buona oppure no. Sapere se amate il caldo o il freddo, vi aiuterà a decidere se navigare verso il sud o il nord. Se non conoscete il vostro terreno comune, è importante scoprirlo prima di iniziare a navigare cosicché da non avere persone che remino in direzioni differenti. Nei grandi gruppi le fazioni dovrebbero trovarsi per discutere e trovare degli obiettivi comuni. Nei gruppi dove non c’è terreno comune il consenso sarà una sfida ma cercarlo ne varrà sempre la pena.

Attitudine cooperativa

L’attitudine cooperativa puo’ essere appresa tramite l’esperienza cooperativa e richiede sviluppare il senso del gruppo, l’attenzione e il rispetto tra membri. Fate esperienze insieme come progetti  o pranzi di gruppo per creare un senso di unione, la colla che tiene insieme il gruppo nei momenti difficili. I partecipanti devono sapere quando smettere di cercare di imporre la propria visione per permettere una decisione come gruppo, mantenendo comunque la propria identità. Sviluppare competenze di comunicazione e ascolto, e imparare a fare compromessi richiede tempo e pratica, ma esistono metodi per accelerare l’apprendimento (vedi sezione in fondo).

Processo decisionale

Fate dei corsi, leggete manuali o assumete un consulente per insegnare un processo decisionale al vostro gruppo. Ogni nuovo membro dovrebbe esere formato, poiché una sola persona senza la formazione adatta puo’ mandarvi fuori strada. Più il vostro gruppo è grande, più avrete bisogno in teoria di processi strutturati. Un consulente puo’ aiutarvi a scegliere il processo più adatto al vostro gruppo. Il metodo del consenso è spesso utilizzato, ma altri modelli sono utilizzati per gruppi grandi e eterogenei: facilitazione dinamica, spokescouncils, Crowd-wise and Consensus-Oriented Decision-making.

Facilitazione

La facilitazione prevede dei ruoli di base: chi prende appunti, chi facilita il dialogo, chi osserva le emozioni  e le reazioni dei partecipanti, e chi tiene il tempo. Oppure puo’ essere più elaborata: metodi di risoluzioni dei conflitti, tecniche per oltrepassare i preconcetti, o metodi contro i “prepotenti”. Alternatevi nei diversi ruoli per bilanciare i poteri e per far crescere le competenze di ciascuno. Mettetevi d’accordo sulle regole a ogni riunione. Fate attenzione a dinamiche di potere nascoste, che possono sabotare gli autentici processi collaborativi.

Ascolto e comunicazione

Ascolto e communicazione sono elementi fondamentali per un lavoro di gruppo efficace: i partecipanti devono saper dar voce a loro stessi e farsi ascoltare. Ci sono molti stili di comunicazione, alcuni più emotivi e non-verbali, e alcune persone riescono meglio a esprimere i loro pensieri grazie alla loro personalità. La comunicazione non violenta è popolare, ma fate attenzione a imporre un metodo a dei partecipanti non convinti. Abbiate dei metodi diversi per contesti e persone diverse. Equilibrate la partecipazione dei membri che intervengono troppo o troppo poco. Imponete una pausa durante le riunioni se il clima diventa difficile e calmate gli spiriti per una migliore comunicazione. La tecnica “safe space” è una di quelle che preferisco introdurre in una riunione: uno spazio dove tutti possono parlare dei loro dubbi senza subire risposte o critiche. Pratiche di sviluppo personale come la meditazione o il coaching possono aiutare i membri a partecipare con una mente più libera e aperta all’ascolto degli altri.

Valutare

Se i vostri processi decisionali, la facilitazione e la comunicazione non funzionano per tutti nel vostro gruppo, formatevi meglio o cambiate metodo. Non aspettate che il vostro gruppo sia in mezzo al conflitto per cambiare: potrebbe creare ulteriore conflitto. Se dei problemi personali o interpersonali si mettono in mezzo, prendete il tempo di risolverli prima di continuare. Cercate di provare diversi modelli per diversi tipi di decisione, come importanti/non importanti o urgenti/non urgenti. Lasciate che comitati o individui prendano delle decisioni minori per risparmiare del tempo per le decisioni più importanti del gruppo.

Siamo sulla stessa barca

Imparare questi metodi puo’ aiutarvi a essere più efficaci nel prendere decisioni migliori per un mondo migliore, costruendo nel frattempo migliori relazioni. Questa guida è solo un primo passo verso l’argomento: leggete anche le guide seguenti prima di lanciarvi.

Risorse

• The Co-intelligence Institute confronta tre stili di decision-making (Robert’s Rules, Consensus, and Dynamic Facilitation) qui.

• Le guide Rhizome Coop sulla facilitazione, i suoi ruoli e la “Rhizome Guide to Consensus Decision-Making.”

• Guide per risolvere i problemi: “Collective Book on Collective Process,” “On Conflict and Consensus: A handbook on Formal Consensus Decision-making.”

• The Empowerment Manual, una guida di Starhawk: dinamiche di gruppo, comunicazione e sistemi decisionali collettivi, e come gestire le persone difficili.
• Facilitazione di riunioni a Training for Change e Sassy Communication 
• Aorta Collective insegna comunicazione, processi di gruppo e facilitazione da una prospettiva di giustizia sociale.

• The Connection Action Project mette a disposizione un PDF sull’applicazione della comunicazione non violenta – “Simple Practices for Complex Times”.

• “Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making”, un libro di Sam Kaner della Community at Work Consultants.

Fonte: MoVimento Cinque Stelle Europa
Trad. Dario Olivieri

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